การพัฒนาระบบสารสนเทศ

แนวทางการพัฒนาระบบสารสนเทศ

               ในการพัฒนาระบบสารสนเทศให้เกิดขึ้นภายในองค์กร จัดทำได้ 4 วิธีด้วยกัน

จัดทำขึ้นเองโดยอาศัยเจ้าหน้าที่ระบบงานคอมพิวเตอร์ - หากบุคลากรขาดความรู้ความสามารถอย่างแท้จริง ก็เกิด

การเปลืองเวลาและทรัพยากรมาก มีความเสี่ยงสูง

2. ว่าจ้างบริษัทที่ปรึกษาจัดทำระบบให้ - หน้าที่คือ ให้คำปรึกษาในการเขียนรายละเอียดสำหรับประมูลงานคอมพิวเตอร์

                                                                            ให้คำปรึกษาในการวิเคราะห์และออกแบบระบบคอมพิวเตอร์

                                                                            ให้บริการในการเขียนโปรแกรมที่ผู้ใช้ต้องการ

                                                                            ให้บริการติดตั้ง ดูแล ควบคุมระบบงาน

                                                                            ให้บริการอื่น ๆ เช่นการจัดซื้อ จัดหาระบบคอมพิวเตอร์

การเตรียมการเพื่อว่าจ้างบริษัทที่ปรึกษาระบบงานคอมพิวเตอร์ - ต้องดำเนินการดังนี้

-ผู้ว่าจ้างต้องศึกษาความต้องการให้ชัดเจน

-จัดทำใบแจ้งให้บริษัทเสนอราคามาให้

-จัดส่งประกาศเชิญ

-ประเมินข้อเสนอของบริษัท

-เลือกบริษัทที่ปรึกษา

-เจรจาต่อรองเงื่อนไขและราคา

-จัดทำสัญญาว่าจ้าง

-ควบคุมติดตามและประเมินผลงานของบริษัท

แนวทางในการคัดเลือกบริษัทที่ปรึกษามาพัฒนาระบบ หรือซอฟต์แวร์

               - มั่นคง มีประสบการณ์ มีบุคลากรที่มีความสามารถตรงสาขา มีเหตุและผลทางกฏเกณฑ์

3. การซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จมาใช้ - ทำให้สะดวกรวดเร็ว น่าเชื่อถือ มีเอกสารประกอบ ใช้ง่าย ปรับปรุงง่าย

               ข้อเสีย บางประเภทมีราคาแพง ไม่ตรงกับความต้องการของผู้ใช้ เปลี่ยนแปลงไม่ได้ ใช้งานยาก      

               สรุปประเด็นในการพิจารณาเลือกซอฟต์แวร์ ดังนี้

-ในกรณีที่มีคอมพิวเตอร์ใช้งานอยู่แล้ว

-ความสามารถพื้นฐานของซอฟต์แวร์ที่ควรพิจารณา

-ประเด็นเกี่ยวกับราคาและค่าใช้จ่าย

-ประเด็นเกี่ยวกับบริษัทผู้ขาย

4. ผู้ใช้ทำขึ้นเอง - พัฒนาโปรแกรมขึ้นมาใช้งานเอง ซึ่งไม่ซับซ้อนนัก ใช้เครื่องมือโปรแกรมประยุกต์ช่วย

วงจรการพัฒนาระบบสารสนเทศ

ปฏิบัติตามขั้นตอนเรียกว่า “วัฏจักรการพัฒนาระบบงาน (System Development Life Cycle หรือ SDLC)”

มีขั้นตอน 7 ขั้นตอน คือ

  แบบจำลองน้ำตก (Waterfall Model)

ขั้นตอนที่ 1. การศึกษาเบื้องต้น (Preliminary Study)

เป็นการศึกษาถึงความเหมาะสม กำหนดปัญหา หรือการศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study) เป็นหน้าที่ของนักวิเคราะห์ระบบ จะเน้นศึกษาใน 5 ประการ คือ

               1. ความเหมาะสมทางด้านเทคนิค (Technical Feasibility) - ศึกษาด้านฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ เหมาะสมหรือไม่

               2. ความเหมาะสมทางด้านการปฏิบัติงาน (Operational Feasibility) - การปฏิบัติงานซ้ำซ้อนหรือไม่ ตรงหรือไม่

               3. ความเหมาะสมทางด้านการเงิน (Financial Feasibility) - เปรียบเทียบความคุ้มค่า ผลตอบแทน ค่าใช้จ่าย

               4. ความเหมาะสมทางด้านเวลา (Schedule Feasibility) - พิจารณาเวลาในการสร้างระบบงาน การใช้เวลา

              5. ความเหมาะสมทางด้านบุคลากร (Human Feasibility) - ดูความพร้อมของบุคลากร การพัฒนาบุคลากร

ขั้นตอนที่ 2. การวิเคราะห์ระบบ (Analysis)

               เป็นการศึกษาระบบการทำงานเดิม ความตอบสนองต่อความต้องการของผู้ใช้ กำหนดความต้องการระบงานใหม่นักวิเคราะห์ต้องดำเนินการดังนี้

1. ทบทวนวัตถุประสงค์และเป้าหมายของการวิเคราะห์ระบบให้ชัดเจน

2. ศึกษาแนวทางที่ได้เสนอไว้ในรายงานการศึกษาเบื้องต้น

3. ศึกษาและรวบรวมเอกสารต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับระบบ

- แผนผังการจัดองค์กร (Organization Chart)

- แผนงานของหน่วยงาน

- เอกสารแบบฟอร์ม และรายงานต่าง ๆ ที่ใช้ในหน่วยงาน

- กฎและระเบียบต่าง ๆ

4. ศึกษาความต้องการของผู้บริหาร

- สัมภาษณ์ผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงาน

- สำรวจความต้องการโดยใช้แบบสอบถาม

5. ศึกษาสภาพการปฏิบัติงานจริง

- ทำความเข้าใจเนื้อหาและรูปแบบของข้อมูลที่ใช้อยู่ในปัจจุบัน

- ทำความเข้าใจทางเดินของข้อมูล (Data Flow)

- ทำความเข้าใจกระบวนการทำงาน

ทำความเข้าใจในเรื่องการดูแลรักษาข้อมูล

6. จำแนกปัญหาในระบบปัจจุบัน

7.พิจารณาแนวทางแก้ไขปัญหา

8.ร่างเค้าโครงของระบบใหม่

9.คำนวณทรัพยากรต่าง ๆ

10.จัดทำรายงานการวิเคราะห์ระบบ

ขั้นตอนที่ 3. การออกแบบระบบ (Design)

               ออกแบบระบบใหม่เพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้และฝ่ายบริหาร เป็นขึ้นตอนต่อจากการวิเคราะห์โดยทั่วไปการออกแบบระบบจะกระทำใน 2 ขั้นตอนดังนี้

การออกแบบโครงสร้างของระบบ (Conceptual Design) เป็นการกำหนดว่าระบบใหม่มีการทำงานอะไร

หรือเรียกว่า การออกแบบเชิงตรรกะ (Logical Design)

- ทบทวนรายงานการวิเคราะห์ระบบ

- แยกระบบงานรวมออกเป็นสองส่วนอย่างคร่าว ๆ

- ออกแบบลำดับต่าง ๆ ของงาน

- กำหนดส่วนที่คนและคอมพิวเตอร์ต้องทำงานประสานกัน

การออกแบบในรายละเอียด (Detail Design)

- ออกแบบรายละเอียดต่าง ๆ ของระบบ

- ออกแบบข้อมูลต่าง ๆ สำหรับใช้ในการตรวจสอบความถูกต้องของระบบ

- ออกแบบรายละเอียดและเนื้อหาของการฝึกอบรมที่จำเป็น

- จัดทำรายงานออกแบบ

ขั้นตอนที่ 4. การเขียนและทดสอบโปรแกรม (Construction)

               เป็นการเขียนและทดสอบโปรแกรมตามที่ได้ออกแบบไว้ ตามความต้องการของผู้ใช้ จะต้องมีลักษณะ

ทำงานได้ผลตรงกับความต้องการของผู้ใช้

ทำงานได้ถูกต้องไม่ผิดพลาดคลาดเคลื่อน

เชื่อถือได้ แก้ไขดัดแปลงได้ง่าย

ขั้นตอนที่ 5. การทดสอบระบบ (Testing)

               เป็นการทดสอบระบบหลังจากเขียนโปรแกรมไปแล้ว เพื่อตรวจสอบความผิดพลาด มีวิธีการดังนี้

การทดสอบรวม (Integration Test) - ดูการเชื่อมโยงระหว่างโปรแกรม

การทดสอบทั้งระบบ (System Test) - ทดสอบตั้งแต่เริ่มโปรแกรม จนได้ผลลัพธ์

การทดสอบการยอมรับระบบ (Acceptance Test) - การให้ผู้ใช้ได้ใช้งาน

นอกจากนี้ยังมีงานต่าง ๆ ที่ต้องทำ คือ

1. การเตรียมเอกสารระบบ - คู่มือระบบและโปรแกรม คู่มือปฏิบัติงาน คู่มือผู้ใช้

2. การฝึกอบรมผู้ใช้ - เป็นการเตรียมการใช้งานให้กับบุคลากรในการใช้ระบบงานใหม่ มีหลายวิธี คือ

3.การฝึกอบรมโดยการจัดกลุ่มสัมมนา (Seminars and Group Instruction)

4.การฝึกอบรมวิธีปฏิบัติงาน (Procedural Training)

5.การฝึกอบรมโดยการบรรยาย (Tutorial Training)

6.การฝึกอบรมโดยการจำลองสถานการณ์ (Simulation)

7.การฝึกอบรมโดยการปฏิบัติงานจริง (On the job Training)

ขั้นตอนที่ 6. การเปลี่ยนระบบ (Conversion)

               การเปลี่ยนจากระบบงานเดิมมาเป็นระบบงานใหม่ที่ได้ออกแบบและพัฒนาเรียบร้อยแล้ว มี 4 วิธีการ คือ

1.การเปลี่ยนระบบทันที (Direct Conversion) เหมาะกับระบบเดิมที่ไม่มีประโยชน์ต่อองค์กรแล้ว

2.การเปลี่ยนระบบแบบคู่ขนาน (Parallel Conversion) เป็นการใช้ระบบเก่าและระบบใหม่พร้อมกัน

3.การเปลี่ยนแปลงระบบตามหน่วยงาน (Modular Conversion) หรือ หลักการแบบนำร่อง (Pilot Approach) เป็นการนำระบบไปใช้ในบางหน่วยงาน

4.การเปลี่ยนแปลงระบบที่ละส่วน (Phase-In Conversion) แบ่งตามส่วนระบบงาน

หลังการการพัฒนาระบบไปแล้ว อาจมีปัญหาต่าง ๆ ตามมา ซึ่งการปรับปรุงแก้ไขกระทำได้ 2 วิธี คือ

1.การบำรุงรักษาระบบ (Maintenance)

2.การเปลี่ยนแปลงระบบทั้งหมด (redevelopment)

การบริหารโครงการพัฒนาระบบสารสนเทศ

               จะประกอบด้วยขั้นตอนต่าง ๆ คือ

1. การวางแผนโครงการ - เกี่ยวกับการจัดบุคลากรในโครงการ การงบประมาณ การกำหนดระยะเวลา และเป้าหมายการวางแผนโครงการจะต้องกำหนดทีมงานสำหรับพัฒนา ซึ่งอาจมีหลายระดับดังรูป

               หัวหน้าโครงการ - เป็นผู้วางแผน ควบคุม สั่งการและติดตามให้งานพัฒนาระบบสารสนเทศดำเนินไปอย่างเรียบร้อยและได้ผลตามเป้าหมาย

               ผู้ปะสานโครงการ - ทำหน้าที่ติดต่อประสานงาน อำนวยความสะด้วยให้กับทีมงานพัฒนาระบบสารสนเทศ

               นักวิเคราะห์ระบบ - ทำการศึกษาความเหมาะสมของระบบงาน และศึกษาวิเคราะห์ความต้องการของผู้ใช้

               นักเขียนโปรแกรม - ทำหน้าที่พัฒนาโปรแกรม และทำการทดสอบโปรแกรมและทดสอบระบบ

               วิศวกรสื่อสาร - กำหนดระบบสื่อสารข้อมูล การเชื่อมโยงอุปกรณ์ ระบบเครือข่าย

               พนักงานเอกสาร - จัดพิมพ์เอกสาร จัดหมวดหมู่เอกสารโครงการ เป็นเลขานุการ

2. การบริหารโครงการ - เป็นการจัดการให้บุคลากรในทีมงานดำเนินงานต่าง ๆ ตามขั้นตอน โดยมีประเด็นที่จะต้องพิจารณาด้วยกันดังนี้

การกำหนดผลงานสำรับส่งมอบ - เป็นหน้าที่ของหัวหน้าโครงการที่ต้องกำหนดผลงานสำหรับส่งมอบให้แต่ละขั้นตอน

การมอบหมายงาน - หัวหน้าโครงการจะต้องแบ่งงานออกเป็นส่วน ๆ มอบหมายให้บุคคลเกี่ยวข้อง

การควบคุมการเปลี่ยนแปลง - หากไม่ทันกับการกำหนดไว้ จะต้องมีการเปลี่ยนแปลง

ความสัมพันธ์กับผู้ใช้ - การสร้างความรู้สึกอันดีต่อกัน ทำให้งานดำเนินไปได้ด้วยดี

การปิดโครงการ - เป็นขั้นตอนที่สิ้นสุดและส่งมอบงานต่าง ๆ

การพัฒนางานประยุกต์อย่างเร็ว

               (Rapid Application Development : RAD) เป็นการคิดค้นหาวิธีการในการพัฒนาระบบงานต่าง ๆ

               การกำหนดความต้องการ - เป็นการกำหนดหน้าที่และงานต่าง ๆ ภายในระบบ โดยผู้ใช้และบริหารร่วมสัมมนา

               การออกแบบโดยผู้ใช้ - ผู้ใช้มีส่วนในการออกแบบระบบที่ไม่ใช่ทางเทคนิคคอมพิวเตอร์ เช่น ฟอร์ม หน้าจอ

               การสร้างระบบ - โดยการใช้ตัวซอฟต์แวร์ประยุกต์อย่างเร็ว (RAD Software) ในการสร้างโปรแกรม

               การเปลี่ยนระบบ - ทำการทดสอบระบบให้เสร็จสิ้นก่อน ฝึกอบรม แล้วจึงมีการเปลี่ยนแปลง

เครื่องมือในการพัฒนาระบบงานอย่างเร็ว

               ภาษาในยุคที่ 4 เช่น ภาษา SQL (Structure Query Language) เป็นภาษาที่ใช้ในการสอบถามข้อมูลในโปรแกรมจัดการฐานข้อมูลต่าง ๆ

               เครื่องมือทำต้นแบบ (Prototyping Tool) เป็นเครื่องมือที่สร้างต้นแบบของงานได้อย่างรวดเร็ว ที่ช่วยในการกำหนดความต้อง การออกแบบ และขั้นตอนการสร้างระบบงาน

               เครื่องมือ CASE (Computer – Aided Software Engineering) เป็นซอฟต์แวร์ในการวาดแผนภาพต่าง ๆ ที่จำเป็นต้องใช้สำหรับการออกแบบระบบ

การพัฒนามาตราฐานของซอฟต์แวร์

               เพื่อไม่ให้เกิดความสับสนกับผู้ใช้ ในการกำหนดมาตราฐานก็ควรจะมีการกำหนดทั้งในส่วนของโปรแกรมและเอกสาร เมื่อผู้ใช้งานระบบและผู้พัฒนาระบบ สามารถบำรุงรักษาระบบต่อไปในอนาคตได้ ประกอบด้วย

มาตราฐานของโปรแกรม - ประกอบไปด้วยรายละเอียด (Specification) เกี่ยวกับภาษาที่จะนำมาใช้ในการเขียนระบบงาน การเลือกใช้ภาษาที่เหมาะสม การใช้คำสั่งที่เป็นที่รู้จักทั่วไป การตั้งชื่อตัวแปรต่าง ๆ

มาตราฐานของเอกสารประกอบระบบ - (Document Standard) เป็นรายละเอียดทั้งหมดของเอกสารในระบบงาน เพื่อใช้ในการอ้างอิงกับระบบงาน เมื่อมีการแก้ไข ปรับปรุง หรือเปลี่ยนแปลง โดยทั่วไปจะประกอบด้วยเอกสาร 3 ชุด คือ

- เอกสารประกอบการทำงานของผู้ใช้ (User Documentation) เป็นเอกสารแสดงวิธีใช้งานระบบ

- เอกสารประกอบการทำงานของพนักงานปฏิบัติงานเครื่อง (Operator documentation)

               เป็นเอกสารที่บอกถึงขั้นตอนการทำงานของระบบ โดยส่วนมากจะนำเสนอในรูปแบบของแผนภูมิ

(Flow Chart)

                - เอกสารประกอบการทำงานของผู้เขียนโปรแกรม (Programmer documentation) เป็นคู่มือสำหรับ

ระบบงานที่ได้พัฒนาไปแล้ว อธิบายเกี่ยวกับรายละเอียดของโปรแกรมเทคนิคในการเขียน ตัวแปร